Haben Sie Fragen zu gesetzlichen Anforderungen oder zur Einrichtung der Plattform?
Rechtliche Grundlage und gesetzliche Verpflichtungen
Warum die Gästeregistrierung in Österreich verpflichtend ist
In Österreich ist die Erfassung der Identitätsdaten von Gästen gesetzlich vorgeschrieben. Anbieter von Beherbergungsleistungen sind verpflichtet, Gästedaten gemäß dem österreichischen Meldegesetz sowie lokalen Tourismusvorschriften zu erfassen und zu dokumentieren.
EuroCheckin hilft Ihnen dabei, diese Verpflichtungen einfach, sicher und automatisiert zu erfüllen, ohne manuellen Aufwand oder Fehlerquellen.
Rechtliche Grundlage der Gästeregistrierung in Österreich
Das rechtliche System der Gästeregistrierung
Die Gästeregistrierung in Österreich ist gesetzlich geregelt und nicht optional. Alle Anbieter von Beherbergungsleistungen müssen die Identitätsdaten ihrer Gäste erfassen und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften dokumentieren.
Erfassung der Identitätsdaten von Gästen
Übermittlung der Gästeregistrierungsdaten an zuständige Behörden gemäß Meldepflicht
Sichere Speicherung der erhobenen Daten
Aufbewahrung der Registrierungsdaten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
Dieses System stellt sicher, dass Gästedaten ordnungsgemäß erfasst und bei Bedarf den zuständigen Behörden bereitgestellt werden können.
Für wen gelten diese gesetzlichen Anforderungen?
Die Pflicht zur Gästeregistrierung gilt für alle Anbieter von Beherbergungsleistungen, unabhängig von Größe oder Plattform.
Die Vorschriften gelten für
- Ferienwohnungen und touristische Apartments
- Kurzzeitvermietungen (Airbnb, Booking.com und ähnliche Plattformen)
- Hotels
- Gästehäuser und Hostels
- Property Manager und Verwaltungsagenturen
Wenn Sie entgeltliche Beherbergungsleistungen anbieten, sind Sie verpflichtet, die Gästeregistrierung durchzuführen.
Dies gilt unabhängig von:
- der Anzahl Ihrer Unterkünfte
- den verwendeten Buchungsplattformen
- ob der Check-in persönlich oder digital erfolgt
Welche Daten müssen erfasst werden?
Daten aus dem Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass)
Persönliche Identifikationsdaten (Name, Nachname, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum)
Aufenthaltsinformationen (Ankunfts- und Abreisedatum sowie Unterkunftsdaten)
Diese Daten müssen gemäß den gesetzlichen Fristen ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden.
EuroCheckin stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst und sicher verwaltet werden, wodurch der administrative Aufwand reduziert wird.
Automatisierte Übermittlung von Gästedaten
Gästedaten müssen gemäß den gesetzlichen Vorschriften im Rahmen der Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe in Österreich erfasst und verwaltet werden. So automatisiert EuroCheckin diesen Prozess:
Gästedaten werden über ein sicheres Online-Check-in-Formular erfasst
Die Registrierungsdaten werden automatisch gespeichert und strukturiert verwaltet
Daten werden entsprechend den gesetzlichen Fristen bereitgestellt
Alle Vorgänge werden in Echtzeit überwacht
Benachrichtigungen erfolgen nur, wenn ein Problem erkannt wird
Keine manuelle Dateneingabe. Keine Duplikate. Keine unnötigen Fehler.
EuroCheckin ermöglicht eine zuverlässige und automatisierte Gästeregistrierung, damit Sie sich auf Ihre Gäste konzentrieren können – nicht auf administrative Aufgaben.
Anforderungen an die Datenspeicherung
Gesetzliche Anforderungen
- Registrierungsdaten müssen sicher gespeichert werden
- Daten müssen bei Bedarf den zuständigen Behörden zugänglich sein
EuroCheckin gewährleistet automatisch
- Speicherung der Daten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
- Anwendung automatischer Aufbewahrungsregeln (Retention Policies)
- Sichere Löschung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen
Kontrollen und behördliche Prüfungen
Unterkunftsanbieter können verpflichtet sein, Gästeregistrierungsdaten auf Anfrage den zuständigen Behörden vorzulegen.
Mit EuroCheckin:
- Werden gesetzlich erforderliche Daten korrekt und sicher gespeichert
- Sind Registrierungsdaten jederzeit verfügbar
- Werden Daten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum archiviert
- Können Informationen bei Kontrollen schnell bereitgestellt werden
Dies reduziert das Risiko von Sanktionen und erleichtert behördliche Prüfungen.
Wie EuroCheckin die DSGVO einhält
EuroCheckin wurde entwickelt, um die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, sowohl durch rechtliche Prinzipien als auch durch moderne technische und organisatorische Maßnahmen.
DSGVO-Grundsätze
- Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz
- Zweckbindung – Daten werden ausschließlich für gesetzlich erforderliche Gästeregistrierungen verwendet
- Datenminimierung – es werden nur gesetzlich notwendige Daten erhoben
- Datenrichtigkeit
- Begrenzte Speicherdauer
- Integrität und Vertraulichkeit der Daten
Technische und organisatorische Maßnahmen
- Verschlüsselte Datenübertragung (SSL/TLS)
- Sichere Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union
- Zugriffskontrollen auf Basis von Benutzerrollen
- Audit-fähige Datenverwaltung
- Automatisierte Richtlinien zur Datenspeicherung und -löschung
- Kontinuierliche Sicherheitsüberwachung
Folgen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Gästeregistrierung in Österreich kann verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen.
Mögliche Folgen:
- Verwaltungsstrafen oder Geldbußen
- Offizielle Aufforderungen durch zuständige Behörden
- Häufigere behördliche Kontrollen
- Einleitung von Sanktionsverfahren
- Rechtliche und reputationsbezogene Risiken
Die Höhe möglicher Strafen hängt unter anderem ab von:
- der Schwere des Verstoßes
- wiederholten Verstößen
- Fehlern in den gemeldeten Daten
- verspäteter Übermittlung von Informationen
- fehlender Aufbewahrung gesetzlich vorgeschriebener Registrierungsdaten
DSGVO und Schutz personenbezogener Daten
Neben der Gästeregistrierung müssen Unterkunftsanbieter auch die geltenden Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union einhalten.
Dazu gehört insbesondere:
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679)
- nationale Datenschutzbestimmungen
Rollen gemäß DSGVO
- Der Unterkunftsanbieter fungiert als Verantwortlicher (Data Controller)
- EuroCheckin fungiert als Auftragsverarbeiter (Data Processor)
Wie EuroCheckin bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hilft
EuroCheckin wurde entwickelt, um die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen zu automatisieren, sodass Unterkunftsanbieter diese Anforderungen zuverlässig erfüllen können – ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.
Die Plattform ermöglicht
Automatisierte und gesetzeskonforme Gästeregistrierung
Rechtzeitige Erfassung und Verwaltung von Gästedaten
Vermeidung unvollständiger oder fehlerhafter Registrierungsdaten
Sichere Speicherung der Registrierungsdaten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hängt somit nicht mehr von manuellen Prozessen oder Tabellen ab.
Der gesamte Ablauf wird automatisch, sicher und strukturiert über das System verwaltet.
Vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Gesetzliche Anforderungen können komplex erscheinen – ihre Umsetzung muss es jedoch nicht sein.
EuroCheckin macht die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen zu einem automatisierten, sicheren und fehlerfreien Prozess.